Làm việc trong môi trường kinh doanh chuyên nghiệp, môi trường công sở, hay với các đối tác ở thương vụ lớn, tạo dựng hình ảnh cá nhân gần như đóng vai trò mấu chốt để mang lại thành công và sự thăng tiến cho bạn. Việc sử dụng email – công cụ mà tất cả các doanh nghiệp lớn đang sử dụng để trao đổi giữa nội bộ và bên ngoài – sẽ góp phần quan trọng vào thành công của công việc.
Tác dụng vượt trội của email
Muốn sử dụng email hiệu quả, từ đó tạo dựng thành công cho hình ảnh cá nhân mình, bạn cần “yêu” và hiểu thứ bạn đang dùng đã. Điều quan trọng nhất hẳn nhiên là bạn cần nắm được tác dụng của nó.
Linh hoạt: bạn dễ dàng chuyển tiếp hay gửi hàng loạt bản sao của lá thư, kể cả việc đính kèm tài liệu vào thư cũng không khó khăn gì. Khả năng lan tỏa và kết nối chính là tính cách của một người chuyên nghiệp.
Bạn có thể đính kèm mọi tập tin: miễn là người nhận có đủ phần mềm để mở các tập tin, bạn có thể đính kèm bảng tính, báo cáo, hình ảnh, trò chơi hay một đoạn phim – hầu như là mọi thứ!
Không bị xâm phạm: bạn có quyền quyết định khi nào sẽ đọc thư và khi nào thì trả lời lại. Cái gọi là tự do cá nhân chính là đây!
Có thể sắp xếp mức độ ưu tiên: khi bạn mở hộp thư của mình vào buổi sáng, việc đầu tiên mà bạn làm là ưu tiên các email có liên quan đến công việc trong ngày. Những công việc đơn giản hay khẩn cấp có thể được xử lý nhanh chóng trước khi tập trung vào các công việc nặng hơn hoặc không gấp. Sắp xếp email giúp tư duy của bạn đánh giá được mức độ quan trọng của các việc khác nhau, đem đến khả năng cân bằng nội tâm.
Xem lại lịch sử cuộc trò chuyện: đây là một tiện ích tuyệt vời, bạn có thể kéo xuống phía dưới để xem lại những thảo luận trước đó về chủ đề đang được bàn bạc. Những gì quan trọng không bao giờ mất đi.
Bạn sẽ còn được khám phá ra lợi ích của nó ở môi trường kinh doanh khi đọc cuốn sách này, nhờ thế biết tận dụng email một cách triệt để và thiết thực.
Email thiếu chuyên nghiệp là thế nào?
Có một sự thật là email vốn được tạo ra để phục vụ cho sự chuyên nghiệp, cho nên khi bạn dùng nó tùy tiện như công cụ chat, bạn đang khiến chính mình mất đi thái độ làm việc nghiêm túc và hiệu quả.
Shirley Taylor tiết lộ cho chúng ta một điều rất thú vị: Cách để trở nên chuyên nghiệp hơn chính là cần biết thế nào là nghiệp dư. Hãy xem nhưng biểu hiện của một email thiếu chuyên nghiệp được tác giả đề cập trong cuốn sách, để cải thiện cách viết email của chính mình nhé.
1. Tiêu đề không rõ ràng
Tiêu đề cần ngắn gọn (nhiều ứng dụng email sẽ tự động ẩn bớt phần tiêu đề quá dài) và cho biết tính chất nội dung của thư. Cuốn sách sẽ hướng dẫn bạn cụ thể cách viết tiêu đề theo “chuẩn” smart.
2. Không có lời chào hoặc lời tạm biệt
Lá thư không có lời chào hoặc không có tên của người viết ở cuối thư thường khiến người đọc mất cảm tình. Xin hãy ghi nhớ những quy chuẩn đơn giản về “lễ nghi” chào hỏi và kết thúc thư.
3. Lời lẽ tùy tiện
Nhiều người dùng email sẽ phật ý nếu phải nhận một lá thư kể lể tùy tiện. Những lời phàn nàn thường gặp là: Không nói rõ trọng tâm của lá thư là gì; Các ý trong thư rời rạc, không logic; Không kiểm tra lỗi chính tả; Xem email như là một đoạn tán gẫu hơn là một văn bản súc tích.
Bên cạnh đó, cuốn sách còn chỉ ra cho bạn những điểm thiếu chuyên nghiệp quan trọng nữa như: Viết hoa, viết tắt lung tung; Lỗi ngữ pháp, chính tả, dấu câu; Hình thức xấu xí; Nội dung mơ hồ; Giọng điệu không thân thiện; “Cc” cho tất cả…
Viết một content (nội dung) – email là bạn đang kiến tạo nên một phần tính cách của mình và thể hiện nó ra với thế giới. Nó góp phần tạo nên cuộc đời thật của bạn. Cuốn sách này sẽ giúp bạn cải thiện một bước dài trong khả năng viết email, cũng như tự tin hơn khi giao tiếp với thế giới chuyên nghiệp.
Nếu cái bắt tay hay ánh mắt khi giao tiếp có thể gây một ấn tượng mạnh mẽ về bạn và tổ chức của bạn trong mắt người khác, thì cách bạn làm việc với email cũng vậy. Cho dù bạn đang viết một lá thư cảm ơn, biên bản cuộc họp, một hợp đồng hay bài giới thiệu bán hàng thì những gì bạn viết đều ảnh hưởng đến cách mà người khác nghĩ về bạn, cũng như ảnh hưởng đến hình ảnh tổ chức của bạn.
Một email được soạn thảo tốt sẽ mang tính chuyên nghiệp, khiến người khác cảm thấy thoải mái khi giao tiếp với bạn và muốn làm việc với bạn hơn. Ngoài ra, nó còn giúp bạn đạt được kết quả mà bạn mong muốn.
Tác giả Shirley Taylor đã chia sẻ trong cuốn sách: “Chọn quyển sách Văn hóa email có nghĩa là bạn muốn những gì bạn viết trong email sẽ giúp ích cho bạn chứ không phải gây cản trở; bạn muốn tăng cường uy tín của mình như một người cẩn trọng trong giao tiếp, sử dụng email có suy tính; bạn cũng quan tâm đến việc sử dụng email để thể hiện hình ảnh của bạn và công ty một cách tích cực nhất. Tôi mong bạn sẽ thực hành theo các chỉ dẫn mà tôi đã chia sẻ trong quyển sách này, và thấy chúng thật hữu ích”.
Văn hóa email được viết một cách dễ đọc, dễ hiểu, giản dị và sát thực tiễn, hứa hẹn cung cấp những công cụ thiết yếu giúp bạn làm việc hiệu quả và thành công hơn. Sách có nhiều hình minh họa để nhấn mạnh các nội dung quan trọng vì tác giả và các chuyên gia tin rằng việc học sẽ thú vị hơn nếu có thêm chút vui vẻ, hài hước. Sách do Saigon Books mua bản quyền và phát hành năm 2020.
