5 bài học đắt giá từ “Deep work”

Nắm bắt được trọn vẹn kỹ năng deep work, chúng ta có thể trở thành một nhân tố quý giá trong tất cả những ngành nghề, công việc mà mình tham gia.

1.Sự khác biệt giữa “deep work” (làm việc sâu) và “shallow work” (làm việc nông)

Hiểu một cách đơn giản, deep work là những hoạt động đòi hỏi sự tập trung cao độ, đẩy trí lực tới mức độ cao nhất (ví dụ: nghiên cứu, lập trình, học nâng cao, sáng tạo…). Làm nhiều deep work giúp phát triển kỹ năng, tạo giá trị đột phá và khó để lặp lại. 

Ngược lại, shallow work là những hoạt động không đòi hỏi nhiều trí lực, có thể làm khi sao nhãng, thường là những việc “không tên” hàng ngày (ví dụ: trả lời email/tin nhắn, xem mạng xã hội, sắp xếp giấy tờ…). Làm nhiều shallow work không giúp cải thiện kỹ năng, không mang nhiều giá trị và dễ bị lặp lại hay thay thế.

Khi hiểu rõ hai khái niệm này, bạn có thể xem lại trong ngày có bao nhiêu thời gian mình làm deep work và shallow work. Để tối ưu giá trị công việc và sự phát triển của bản thân, ta nhất thiết cần tìm cách tăng thời gian làm deep work. Bắt đầu bằng việc đặt lại ưu tiên trong công việc (đâu là đầu việc quan trọng và có ảnh hưởng lớn nhất), loại bỏ những thứ gây sao nhãng cho mình, áp dụng quy luật 80/20 để đo lường và tối ưu hóa mọi mặt của cuộc sống.

Nguyên tắc 80/20, còn được gọi là "Định luật Pareto" là một nguyên tắc quan trọng trong nhiều lĩnh vực như kinh doanh, quản lý thời gian, khoa học, và nhiều khía cạnh khác của cuộc sống. Nguyên tắc này được đặt tên theo tên nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto, người đã nghiên cứu và phát triển ý tưởng này vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20.

Theo nguyên tắc 80/20, thường có một tỷ lệ không cân đối giữa các yếu tố. Trong nhiều trường hợp, nguyên tắc này có thể được mô tả như sau:

80% kết quả xuất phát từ 20% nguyên nhân hoặc nỗ lực.

20% người dân thường sở hữu 80% tài sản của một quốc gia.

20% công việc thường tạo ra 80% giá trị hoặc doanh số bán hàng trong doanh nghiệp.

20% sáng suốt thường dẫn đến 80% quyết định.

Nguyên tắc này thường được sử dụng để áp dụng hiệu quả trong quản lý thời gian và tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất để đạt được kết quả tốt nhất. Nó cũng thể hiện sự không cân đối trong nhiều khía cạnh của cuộc sống và kinh tế.

2. Sự khác biệt giữa busyness (bận rộn) và productivity (hiệu suất)

Một thực tế thường thấy trong mô hình làm việc hiện đại với không gian mở, bàn làm việc chung, sếp ngồi kè kè bên cạnh nhân viên… khiến cho nhiều người buộc phải “tỏ ra bận rộn”. Họ chạy đi chạy lại khắp nơi, cắm đầu vào máy tính, tác phong gấp gáp… để đồng nghiệp và sếp cảm thấy họ đang làm việc chăm chỉ và năng suất. 

Nhưng thực tế, bận rộn nhiều không đồng nghĩa với hiệu suất cao. Hiệu suất cao đến từ những giờ làm việc sâu, trong yên tĩnh, tập trung, độc lập, và nên được đánh giá bằng kết quả thực tế thay vì sự “biểu diễn” hàng ngày ở công sở.

3.Hạnh phúc nằm ở “flow” (dòng chảy)

Dẫn kết quả nghiên cứu từ công trình tâm lý học nổi tiếng của Mihaly Csikszentmihalyi về trạng thái “flow” (dòng chảy) - một cảm giác mà khi con người đạt được độ tập trung tuyệt đối, họ sẽ say sưa quên hết mọi thứ xung quanh - tác giả khẳng định rằng khi tập trung làm deep work càng nhiều thì ta sẽ càng dễ đạt được trạng thái dòng chảy.

Trong cuốn Flow/Dòng Chảy, nghiên cứu cũng chỉ ra rằng càng ở trong dòng chảy lâu và thường xuyên, con người sẽ càng cảm thấy hạnh phúc vì họ được tập trung làm điều họ thích, tạo ảnh hưởng lớn tới cuộc sống của họ. Điều này trái với những lời khuyên là phải “thư giãn”, “nghỉ dưỡng” để thấy hạnh phúc. Hạnh phúc thực chất đến từ cảm giác tập trung làm điều mình muốn, hiểu và kiểm soát tốt bản thân, nhận thấy được thành quả và tiến trình của mình. 

4.Giới hạn của tập trung

Tập trung cao độ đòi hỏi rất nhiều trí lực, do vậy nó có hạn mức nhất định. Nghiên cứu chỉ ra rằng, những người mới rèn luyện tập trung có thể tập trung được chừng 1 tiếng. Những người rất giỏi có thể tập trung nhiều nhất 4 tiếng. Rất hiếm người có thể tập trung lâu hơn thế và nếu có, cũng không lâu bền và gây ảnh hưởng xấu tới sức khỏe. Do vậy, khi lên lịch làm deep work, chúng ta nên lập kế hoạch một cách thực tế với tối đa 4 tiếng tập trung cao độ.

5. Tập trung là kỹ năng rèn luyện được. Nhưng sao nhãng cũng vậy…

Trái với suy nghĩ của nhiều người, khả năng tập trung là do bẩm sinh, nghiên cứu chỉ ra rằng tập trung là một kỹ năng hoàn toàn có thể học được và nhất thiết phải luyện tập thì mới có thể cải thiện hơn. 

Sao nhãng cũng là một kỹ năng mà nhiều người trong chúng ta vô tình “luyện tập” hàng ngày. Mỗi khi có vài phút trống (ví dụ: đợi bác sĩ, chờ lấy đồ ăn, giữa hai cuộc họp), nhiều người có thói quen lấy điện thoại ra xem mạng xã hội, đọc báo mạng, xem video giải trí… giết thời gian.

Điều này tưởng như rất vô hại nhưng dần dần biến thành một thói quen vô thức, cứ có lúc nào ngơi nghỉ là lại rút chiếc điện thoại ra để sao nhãng đầu óc của mình. Trong khi đó, để nạp lại năng lượng cho não, ta nên cho não nghỉ ngơi hoàn toàn bằng cách hít thở, đi lại, nhắm mắt, thư giãn cơ thể… thay vì liên tục khiến não phải hoạt động trong trạng thái mệt mỏi, vô thức.